Der AbraXas-Bote vom Winter 2007

Meine zauberhaften Neuigkeiten

Mit diesem Newsletter ist fast alles neu, auch der Name! Für Sie habe ich den Newsletter komplett überarbeitet und ich hoffe mit dem online-Format, eine tolle neue Form gefunden zu habe, die Sie verzaubert. Ich freue mich zu hören, wie Ihnen mein neuer Bote gefällt. Für Ihr Feedback erwartet Sie ein kleines Dankeschön. Also dann viel Spaß beim neuen AbraXas-Boten.

Viel Spaß beim Lesen und Entdecken.

Mehr zauberhafte Zeit für Sie

Kennen Sie auch diese Glückstage? Vom Aufstehen bis ins Büro stehen Ihnen überall rote Ampeln im Weg! Im Bad die Schwerkraftvergiftung der Parfümflasche, die roten Ampeln und der Stau im Berufsverkehr und im Büro behindern Unterbrechungen Ihren Arbeitsfluss. Mehr zauberhafte Zeit wäre wünschenswert! Dafür müssen Sie nur lernen, wie man die roten Ampeln auf grün zaubern kann.

Ich habe einige Tipps zusammen getragen, wie Sie die kleinen Ampeln umschalten und im Büro die grüne Welle genießen können.Mit Unordnung haben die kleinen roten Ampeln nichts zu tun, denn es gibt keine Unordnung! Jeder braucht sein eigenes Ordnungssystem, dass auf andere vielleicht unordentlich wirkt. Wer sich in seiner Ordnung zurecht findet und damit in Ruhe und Gelassenheit in den Tag gehen kann, den bringen auch Unterbrechungen und Staus nicht aus dem Konzept.

Da wir alle ganz unterschiedliche Bedürfnisse haben, gibt es Tipps für alle Ordnungstypen. Finden Sie zu Ihrem persönlichem Ordnungssystem, indem Sie die Tipps nutzen, die Ihnen gefallen.

1. Schaffen Sie sich den Überblick

Wer ein photografisches Gedächtnis hat und sich damit leicht im Chaos zurecht findet, den kostet es mehr Zeit aufzuräumen, als mit Stapeln zu arbeiten, für die ein Griff reicht, um alles zu finden. Wer die Übersicht braucht, der kann dafür sorgen, dass nur tagesaktuelle Unterlagen in unmittelbarer Reichweite liegen. Wer sich leicht ablenken lässt, dem empfehle ich, sogar nur auf dem Schreibtisch zu haben, was er gerade bearbeitet.

Ein Tipp von einem Ordnungs-Typen, der leicht mit Chaos zurecht kommt: farblich kodierte Klarsichthüllen für die einzelnen Vorgänge benutzen.

2. Das Wichtigste zuerst

Um an alles zu denken, kann die Vorbereitung zum Tagesbeginn oder am Vorabend mit einer To-do-Liste sehr helfen. Bei sehr vielen Punkten auf der Liste, schaffen Prioritäten von A bis D oder Schulnoten für die Aufgaben Ordnung. Zum Einstieg erledige ich immer eine angenehme Aufgabe und arbeite mich dann von unangenehmen zu angenehmen Aufgaben durch. Für die Übersicht habe ich mir ein To-do-Buch angelegt, um nichts zu verlieren.

Damit Sie auch angenehme Aufgaben in der Liste haben, nehmen Sie doch zu den „Pflichten“ ruhig Privates dazu. Damit machen Sie Ihre To-do-Liste nicht nur sympathischer, sondern sorgen auch dafür, dass spontane Ideen nicht in Vergessenheit geraten, wenn Sie sie gleich in die To-do-Liste schreiben.

3. Blockweise arbeiten

Da wir die Gewohnheit lieben, brauchen wir für jede Tätigkeit eine Aufwärmphase. Da ist es hilfreich gleichartige Tätigkeiten, wie Gesprächstermine oder zu tätigende Telefonate, möglichst blockweise zusammen zu legen.

4. Vertrauen haben

Wer gerne alles unter Kontrolle hat, neigt dazu, alles selbst machen zu wollen. Aber für viele andere ist es selbstverständlich, den Mitarbeitern Arbeiten anzuvertrauen, die diese auch erledigen können. Wer keine Mitarbeiter hat, der kann sich Profis suchen, die Arbeiten abnehmen.

5. Für Ruheinseln sorgen

Ja, es ist ein Befehl: Sagen Sie mal Ja zum Nein und sorgen Sie konsequent für eine „stille Stunde" pro Tag, in der Sie weder interne noch externe Anrufe entgegennehmen oder Besucher empfangen. Sie brauchen diese Ruhezeit, um wieder Kraft zu sammeln. Wenn Sie täglich die gleiche Zeit dafür verwenden, spielt sich das bald ein.

6. Einen Zeitrahmen abstecken

Oft dauern die letzten 20 % einer Aufgabe 80 % der Zeit. Um sich nicht zu verzetteln, hilft es den Perfektionisten, sich selbst Zeitvorgaben für ALLE Tätigkeiten zu setzen, ohne Ausnahme. Nach der Hälfte der Zeit können Sie kontrollieren, ob Ihr Plan funktioniert oder verändert werden muss. Bei großen Aufgaben neige auch ich dazu, gleich den ganzen Tag einzuplanen. Das ist meistens viel zu ungenau. Daher mein Tipp: Maximal zwei Drittel des Tages blocken.

Als Übersichtstyp habe ich zu Beginn häufig den Fehler gemacht, meine geänderte Zeitplanung zu vernachlässigen. Wenn ich heute merke, dass eine Aufgabe länger dauert und ich abbrechen muss, plane ich mir die Erledigung gleich wieder in den nächsten Tagen ein.

7. Störungen klein halten

Jeder kennt das Gefühl des Arbeitsflusses. Aufgaben gehen dabei spielend von der Hand. Behalten Sie den Fluss bei, wenn es geht! Schlagen Sie bei Unterbrechungen durch Kollegen oder Anrufe, einfach einen späteren Termin vor und halten Sie ihn dann auch ein. Ist eine Unterbrechung so wichtig, dass sie sofort geregelt werden muss, sollten Sie Ihrem Gesprächspartner klar machen, sich kurz zu fassen. Sagen Sie zum Beispiel klar: „Ich habe nur 4 Minuten." Auch wenn es auf Sie jetzt unhöflich wirkt, es sorgt dafür, dass es 4 Minuten bleiben.

8. Auf eine Aufgabe konzentrieren

Der Chaostyp ist zwar auch in der Lage mehrere Sachen gleichzeitig zu machen, aber es kostet wertvolle Energie. Wer eine Tätigkeit beendet, bevor er eine neue anfängt, kann produktiver und effektiver arbeiten. Kommt etwas dazwischen, hilft es eine weitere Arbeitsfläche zu haben, um sich kurz um die Störung zu kümmern und dann wieder konzentriert weiter zu arbeiten.

9. „berührt – geführt“

Wer Schach spielt, kennt diese Regel, aber statt dafür zu sorgen, dass sich der Spieler seinen Zug gut überlegt und nicht zurück nehmen kann, hilft es im Büro unnötige Arbeit zu verhindern. Wer ein Stück Papier nur einmal zur Hand nimmt und es gleich bearbeitet, hat sich die Hälfte der Zeit gespart.

10. Warte- und Leerzeiten nutzen

Manchmal sind es nur noch ein paar Minuten bis zur Mittagspause mit Ihren Kollegen oder Sie warten auf einen Anruf. Um nun diese Leerzeiten für das gute Gefühl zu füllen, führen Sie ich doch eine Dauer-Liste mit kurzen Aufgaben der D-Priorität (also „weniger wichtig, aber doch schön, wenn's erledigt ist"), die Sie dann erledigen können.

11. Gedanken neu sortieren

Jeder kennt das Gefühl, wenn die Arbeit stockt. Viele versuchen es jetzt krampfhaft weiter, dabei könnte eine Pause, ein Spaziergang oder ein Plausch mit Kollegen jetzt sehr hilfreich sein, um die Gedanken neu zu sortieren.Wer Feedback für seine Arbeit braucht, sollte sich dieses auch holen. Einfach ist das im Großraumbüro, aber auch Kollegen helfen gerne, solange Sie deren Arbeitsfluss dabei berücksichtigen. Wer alleine arbeitet, kann seine engsten Vertrauten darauf vorbereiten, dass er manchmal anruft, um Feedback zu bekommen.

12. Der „Flugzeugträger“

Ein tolles Gefühl ist es, den Arbeitsplatz am Ende des Arbeitstages aufgeräumt zu verlassen. Dann haben Sie am nächsten Tag einen guten Start ohne Altlasten. Sie können also wie vom Deck eines Flugzeugträgers, das am Vortag aufgeräumt wurde, ohne auf grün zu warten, voll durchstarten.Erinnern Sie sich noch an die Schulzeit?: Wie angenehm war es, ein neues, reines Schulheft zu beginnen und das alte mit all seinen Mühen einfach zu vergessen? Machen Sie ruhig penibel Ordnung. Bringen Sie Papiere, Stifte und andere Utensilien an ihren Platz. Entfernen Sie das angesammelte Altpapier aus Ihrem Büro.

Wenn Ihnen nun ein paar meiner Tipps helfen, Ihre knappe Zeit besser zu nutzen, dann freue ich mich Ihnen viel Spaß bei mehr zauberhafter Zeit zu wünschen!

Ihr Messezauberer Thorsten Ophaus.

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